terça-feira, agosto 18, 2009

Três dicas de arquivo do Office 2007


Como alterar o local de armazenamento e o formato padrão dos arquivos no pacote da Microsoft

O Office 2007 difere das versões anteriores do pacote de escritórios em vários aspectos. Dois deles são a interface e os novos formatos de arquivo. Confira a dica para mudar o formato que os programas usam por padrão, verificar a compatibilidade dos trabalhos com versões antigas e escolher um novo local para armazenar seus dados.

Os aplicativos do Office 2007 trabalham com novos formatos de arquivo. Se você vai salvar seu trabalho para ser aberto em versões antigas do programa por pessoas que não instalaram o pacote de compatibilidade do Office há a opção de salvá-lo no formato anterior. Quando essa regra precisa ser seguida sempre, no entanto, é tedioso ter de localizar o formato antigo na lista Tipo. Nesse caso, a melhor saída é mudar o formato padrão de salvamento. Clique no Botão Office e em Opções do programa aberto e clique na categoria Salvar. Clique na seta ao lado da linha Salvar Arquivos Neste Formato e escolha a opção desejada na lista.

Alguns recursos disponíveis nas versões 2007 dos aplicativos do Office são incompatíveis com os formatos antigos do pacote. Ou seja, se você criar um arquivo no novo Office e decidir salvá-lo no formato antigo terá de arcar com algumas perdas. Para conferir se o documento contém itens incompatíveis com versões anteriores, acione Botão Office > Preparar > Executar Verificador de Compatibilidade. O verificador lista os itens e as perdas que terão no formato antigo.

Por padrão, o Word, o Excel e o PowerPoint armazenam seus arquivos na pasta Documentos (Meus Documentos, se o sistema operacional em uso for o XP). Se você aceitar a sugestão dos aplicativos, nenhum problema: sempre que precisar procurar um documento, uma planilha ou uma apresentação é nessa pasta que terá de vasculhar em primeiro lugar. Mas, e se você preferir escolher outro lugar para guardar suas produções? Clique no Botão Office e clique Opções do programa em uso (se for o Word, clique em Opções do Word, por exemplo) e, por fim, clique na categoria Salvar. Na linha Local Padrão do Arquivo, clique no botão Procurar e escolha uma nova pasta de armazenamento.